Executive Assistant Objetivo del puesto Brindar soporte ejecutivo y administrativo de alto nivel, asegurando una gestión eficiente de agenda, reuniones, viajes, comunicación y seguimiento de compromisos. Buscamos una persona altamente organizada, resolutiva y discreta, con capacidad para anticiparse a necesidades, manejar múltiples prioridades y facilitar que la operación diaria de la Dirección fluya de manera eficiente. Responsabilidades principales Administrar y coordinar una agenda ejecutiva dinámica, priorizando reuniones, compromisos y actividades de acuerdo con su nivel de importancia. Coordinar reuniones internas y externas con clientes, socios, proveedores y equipos de trabajo. Dar seguimiento a acuerdos, pendientes y compromisos derivados de reuniones. Anticipar conflictos de agenda, necesidades logísticas y temas que requieran atención. Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hospedaje, transportación e itinerarios. Preparar información, documentos, presentaciones y materiales necesarios para reuniones. Gestionar comunicaciones, llamadas, correos y solicitudes, identificando prioridades y canalizando cada tema con las personas correspondientes. Mantener comunicación y coordinación constante con diferentes áreas de la organización. Apoyar en la organización de reuniones ejecutivas, eventos y actividades corporativas. Gestionar comprobaciones, gastos, reservaciones y otros procesos administrativos. Mantener organizada y disponible la documentación e información relevante. Manejar información sensible y confidencial con absoluta discreción. Dar seguimiento proactivo a tareas y compromisos hasta asegurar su cierre. Resolver imprevistos y cambios de último momento con rapidez y criterio. Perfil requerido Escolaridad: Licenciatura concluida en Administración, Relaciones Internacionales, Comunicación, Negocios o carrera afín. Experiencia: 3 a 5 años de experiencia como Executive Assistant, Asistente de Dirección, Personal Assistant o posiciones similares. Experiencia brindando soporte a posiciones directivas. Experiencia administrando agendas complejas y múltiples prioridades. Deseable experiencia en empresas de tecnología, telecomunicaciones o ambientes corporativos dinámicos. Conocimientos y herramientas Microsoft Office, especialmente Outlook, PowerPoint, Word y Excel. Manejo avanzado de calendarios y herramientas de colaboración. Organización de viajes nacionales e internacionales. Elaboración y seguimiento de minutas y acuerdos. Preparación de presentaciones y documentos ejecutivos. Gestión de gastos y comprobaciones. Inglés avanzado, idealmente conversacional y escrito. Competencias clave Organización y atención al detalle. Alto sentido de urgencia. Proactividad y anticipación. Discreción y confidencialidad. Comunicación ejecutiva. Excelente actitud de servicio. Capacidad de priorización. Seguimiento y orientación a resultados. Resolución de problemas. Adaptabilidad ante cambios. Inteligencia emocional y buen manejo interpersonal. ¿Qué buscamos especialmente? Una persona que vaya más allá de administrar una agenda. Buscamos a alguien capaz de entender prioridades, anticiparse a lo que viene, conectar pendientes entre diferentes personas y áreas, y asegurarse de que los acuerdos realmente sucedan. Debe sentirse cómoda trabajando en un entorno dinámico, con cambios de último momento, múltiples interlocutores y temas confidenciales, manteniendo siempre organización, profesionalismo y atención al detalle. Indicadores de éxito Organización y cumplimiento de agenda. Seguimiento y cierre oportuno de acuerdos. Anticipación de necesidades y conflictos. Calidad y precisión de la información preparada. Eficiencia en coordinación de reuniones y viajes. Capacidad de respuesta ante cambios e imprevistos. Confidencialidad y manejo profesional de información sensible.